试析建筑工程档案管理
摘 要: 简单介绍了建筑工程档案资料的内容和编制要求, 针对目前建筑工程档案管理存在的问题进行了分析, 并提出了相应的管理措施, 以期指导相关人员, 使建筑工程档案更完整, 更规范。关键词: 建筑工程档案, 内容, 编制要求, 管理措施
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动, 是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、造价和工期进行管理的同时, 直接关系到工程的质量, 影响企业的经济效益。
1 建筑工程档案资料的内容
1) 基建文件。包括决策立项文件; 设用地、征地、拆迁文件;勘察、测绘、设计文件; 工程招投标及承包合同文件; 工程开工文件; 商务文件; 工程竣工备案文件; 其他文件。2)工程监理资料。
主要包括监理合同类文件; 工程的监理管理资料; 监理工作记录;监理验收资料等。3)施工资料。主要包括施工管理资料; 施工技术资料; 施工物资资料; 施工测量记录; 工程施工记录( 包括通用记录、土建专用施工记录、电梯专用安装记录等); 施工试验记录( 包括通用施工试验记录、设备试运转记录、土建专用施工试验记录、电气专用施工试验记录、管道专用施工试验记录、通风空调专用施工试验记录、电梯专用施工试验记录等); 施工验收资料; 竣工图( 主要包括总平面布置竣工图; 室外各种管线竣工图; 建筑工程竣工图; 装饰工程竣工图; 结构工程竣工图; 给水、排水工程竣工图; 强电弱电工程竣工图; 通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图)。
2 建筑工程档案资料编制要求
1)必须真实反映工程实际情况, 具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统, 责任者的签章手续必须齐全。2)档案资料必须使用原件, 如有特殊原因不能使用原件的, 应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件存放处。3) 档案资料的签字必须使用档案规定用笔, 工程资料宜采用打印的形式并应手工签字。4)档案资料的照片及声像档案要求图像清晰, 声音清楚, 文字说明或内容准确。
3 建筑工程档案的特点
1)分散性和复杂性。建设项目周期长, 生产工艺复杂, 建筑材料种类多, 建筑技术发展迅速, 影响建设项目因素多种多样, 工程建设阶段性强并且相互穿插, 由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。2 ) 继承性和时效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑业技术和管理水平的不断提高和发展, 文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工过程中可以吸取以前的经验, 避免重犯以前的错误。同时建设项目文档资料有很强的时效性, 文档资料的价值会随着时间的推移而衰减, 有时文档资料一经生成, 就必须传达到有关部门, 否则会造成严重后果。3)全面性和真实性。建设项目的文档资料只有全面反映项目的各类信息才更有实用价值, 必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实反映工程情况, 包括发生的事故和存在的隐患。4)随机性。建设项目的文档资料可能产生于工程建设的整个过程中,工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种文档资料, 部分资料有规律性(如各种报批文件), 但还有相当一部分文档资料产生是由具体工程事件引发的, 因此建设项目文档资料具有随机性。5)多专业性和综合性。建设项目文档资料依附于不同的专业对象而存在, 又依赖不同的载体而流动。它综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。
4 建筑工程档案整理存在的问题
1)档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右, 较差的单位情况就千差万别了。很多工程项目竣工后没有档案材料,或只有工程主体档案, 没有配套工程档案, 锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料更是寥寥无几。2) 缺乏有效统一的管理模式。
从档案管理机构上看, 有的单位成立了专门的档案室, 工程档案管理较好。有的单位则不然, 工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管, 形成的档案材料五花八门。3)缺乏复合型档案管理人员。档案管理人员专业素质参差不齐, 有的既缺乏档案管理业务知识, 又缺乏相关的业务知识, 难以适应工作需要。
5 建筑工程档案管理的措施
1) 思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况, 到工程完工即将交工验收时, 才开始应付整理, 这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中, 项目对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎, 不产生经济效益, 施工过程中现场又非常繁忙, 施工人员绝大部分精力集中在工地, 对资料整理一般都是被动应付。2)严格把好竣工验收档案资料质量关, 使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时, 建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员, 按照建筑工程档案归档范围的要求, 对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核, 发现问题及时解决, 补缺补漏, 务必使得竣工材料做到真实、完备、及时, 归档范围符合要求。3) 建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理, 保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范, 建设单位在项目建设初期(从工程立项开始) 就应按照国家档案管理的有关规定, 结合建筑实际情况, 制定相应的档案管理制度、措施。建设项目档案资料的管理涉及到建设单位、勘察设计单位、监理单位、招投标代理机构、施工单位以及其他等部门, 因此要明确这些单位工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责, 规范档案资料的收集、整理, 以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。4)加强施工管理, 强化档案材料编制工作。建设项目的档案资料绝大部分来自施工单位, 工程档案材料的质量, 关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任, 加强对施工技术人员编制档案材料的训练, 不断提高编制工程档案材料的业务水平。5)充分利用现代化手段, 多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源, 做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。6)及时做好传递和变更记录。在管理过程中频繁传递和变更, 容易使档案的完整性、有效性发生变化, 各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录, 才可能有效地了解档案的来龙去脉, 防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性, 确保各部门获取及时, 有效档案资料或信息。
6 结语
我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度, 充分发扬我们已有的优势, 重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善, 不断总结建筑工程档案管理的经验,使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献:
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