分析加强会计电算化的几点思考

　　在高速发展的现代社会里，随着知识经济、信息时代的到来，电子、网络等高新科技把全世界连成一个“地球村”。企业为赶上时代步伐，必须提高工作效率，以增强市场竞争能力。而未来的竞争，将很大程度上取决于管理的竞争；而管理的竞争，归根结底乃是信息的竞争。所以，以事后核算为主要内容的“核算型”会计软件显然已经不能适应时代的要求，需要开发与应用事前有预测、决策，事中有规划、控制，事后有核算、分析的“信息化企业管理系统”软件，以满足市场经济条件下企业管理上的要求，这也是我国目前从会计电算化向信息化企业管理系统发展的方向。
　　
　　一、目前会计电算化应用中存在的问题
　　
　　1．缺乏对传统手工模式的改造，对会计信息系统设置和调整不够。手工模式下的突出弱点是管理效率低下、信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等，一些企业在实施会计电算化时，没有对手工系统进行分析，这样就不能减少中间环节和合并、调整简单重复的业务流程，无法按照计算机管理的特点重新规划业务流程。同时，不同的企业有不同的管理要求和运行模式，但企业没有对会计信息系统做个性化的调整和设置。而在实际工作中只有两方面结合起来，才能找到最佳的人机结合方式，即以最小的成本重新确定业务的处理流程，哪些环节应完全由计算机代替，为适应计算机处理又需要增加哪些环节。
　　
　　2．财会专业人员计算机知识的欠缺。一般会计人员所掌握的知识、理论能满足手工会计核算，而会计电算化的应用对会计人员提出了更高的要求，既要求会计人员掌握一定会计专业知识，还要求掌握相关的计算机知识、财务软件的使用技术以及保养和维护常识。会计人员一般业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握得不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行，这个问题已成为企业实现会计电算化的障碍。
　　
　　二、电算化账务处理制度
　　
　　为了加强会计核算软件的操作和使用管理，确保会计核算软件的正常运行及在会计信息处理和保存中的效用，根据财政部的有关规定，结合目前具体情况笔者认为应从以下几方面着手：
　　
　　1．财务部应在每年或上年末建立新会计年度的完整账务文件。根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已制单或记账的会计科目不得擅自修改或删除(账务的修改工作由系统管理员执行)。
　　
　　2．转换会计年度时应注意的事项 应在新会计年度开始后的20天内完成结转各账户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记账以前可以修改，当年记账以后如有调整只能通过填制记账凭证进行。
　　
　　3．认真规范登记每一笔经济业务。任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记账凭证编号应当连续；编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。
　　
　　三、会计电算化档案管理制度
　　
　　为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全，应制定以下规定：
　　
　　1．生成报表。单位应根据账簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。
　　
　　2．编制报表。报表的编制要求做到数据真实、计算正确、内容完整、手续齐备，做到账证、账表、表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管账务的领导、会计主管和制表人签名盖章。
　　
　　3．单位的会计档案包括存储在磁盘(硬盘和软盘)上的会计文件和以书面形式存放的会计账簿与会计报袁要保存完好。
　　
　　存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和汇总数据(包括年度和月度汇总数据)必须永久保存，明细账、记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。
　　
　　四、计算机管理制度
　　
　　《会计核算软件管理的几项规定(试行)》中对会计核算软件的使用单位有明确要求——要有必要的上机操作制度。为了更好地完成系统维护的任务，了解故障发生的原因、地点、时间，以及如何处理和处理结果等情况，并作为下阶段合理调整及时分配的依据，严格财务微机管理制度，应作如下规定：一是要有严格的登记制度。计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。二是操作过程中没有问题则在运行隋况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生则应及时登记记录并向系统管理员报告。三是不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。
　　
　　五、会计电算化岗位经济责任制
　　
　　随着会计电算化进程的不断加快，电算化的应用无论在范围上还是在层次上都有很大的发展，为了使会计电算化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，应制定如下会计电算化岗位经济责任制。
　　
　　1．会计电算化管理岗位。根据企业的管理核算特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，为了稳妥地进行以计算机替代手工账的过渡，在总会计师领导下，本着财务会计岗位围绕电算化开展工作，更好地发挥会计电算化为财务管理、核算服务的原则，以计算机替代手工账后设置如下管理岗位：会计主管、岗位主管、系统管理、稽核、底稿制作、计算机操作、传票复核、软件开发、出纳、内勤、成本管理、内部银行管理、往来账管理、专用基金管理、销售管理。
　　
　　2．岗位职责。(1)总会计师：对企业会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，保证会计电算化工作的健康发展。会计主管：制定会计电算化发展规划，为总会计师提供重大硬件、软件使用，应用项目和决策依据，根据企业特点合理设置电算化管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员工作情况。严格执行责任制对各岗位人员经济责任的约束条款。
　　
　　3．会计电算化管理岗。(1)参与制定公司会计电算化发展规划及电算化管理制度。f2)执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对会计软件进行日常维护运行，保证计算机软件及硬件的财产安全。(3)报告计算机故障并采取相应的处理措施，遇重大的系统运行故障必须根据故障的发生，处理情况填写报告单并及时报电算化主管。(4)正确分配系统操作人员的使用权限，参与软件开发的管理。(5)保证各种电算化管理规定的正确实施。 、4 位主管。(1)电算化、成本、计划岗位主管：协助会计主管制定电算化发展规划及为总会计师提供重大硬件、软件使用及应用项目的决策依据，负责软件开发的管理；协调系统管理与会计管理岗位工作，保证计算机辅助财务管理工作的正常过渡及协调发展，保证各级电算化管理制度的正确执行。(2)资金、专用基金岗位主管：负责银行、现金出纳岗、销售岗、往来岗、专用基金岗的日常管理；上缴利润、税金、留利及货款的管理；流动资金的日常核算管理；配合电算化主管使本主管岗位的电算化应用不断完善；为会计主管提供岗位经济责任制考核依据。
　　
　　六、针对会计电算化存在的问题提出以下对策
　　
　　1．运用科学的理论和方法做好系统实施工作。，在确定系统目标与规模的基础上，编制实施策略和方案，制定具体规划、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等。对手工模式下的业务流程进行调整和优化，制订解决方案，对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责作出规划，进一步提高实施的成功率，充分体现现代信息技术的力量。
　　
　　2．培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求。会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的长处，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注意培养“会计——计算机—— 管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的进一步发展。
　　
　　3．改善和提高会计软件功能，向财务管理方面过渡。现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲模块不能适应管理需要，要真正充分发挥会计电算化的优势为单位管理服务，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。