会计电算化环境下完善企业内部控制的途径初探

　　【摘要】
　　会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量，但同时也增加了操作人员、系统维护人员等岗位，带来了许多新的’司题。目前，我国建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在很多不足，实施会计电算化 就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。会计电算化对企业内部控制的环境、内容、方式和技术产生了深刻影响，同时也产生了可能使系统出现反复性差错、会计数据的执行主々杠和保存介质存在安全隐患、增加控制舞弊和犯罪难度的新风险。要建立和完善会计电算化环境下的内部控制，应建立会计电算化系统的组织控制，完善操作控制制度，加强系统的安全性控制，加强会计档案管理。
　　
　　【关键词】会计电算化；网络环境；内部控制
　　
　　1、会计电算化下原手工会计控制方法的失效
　　
　　在电算化条件下．会计信息系统是按计算机数据处理系统组织起来的，除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外，经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成，这种数据处理的集中性使得传统组织控制功能减弱。同时，由于会计信息系统是将输入的数据集中存储于一个数据库文件中，根据程序设定的方式进行多重处理，多层次输出所需要的会计信息，因此会计信息系统中不区分总账和明细账、日记账，这虽然使数据处理流程大为简捷，但也使账簿问的相互控制不复存在，使账证核对、账账核对失去作用。因此手工条件下行之有效的内部牵制网，在电算化条件下己难以发挥其作用，会计电算化内部控制出现了很多新问题。
　　
　　2、会计电算化下内部控制的现状及成因分析
　　
　　(1)操作员权限设置不当造成内部控制失控隐患。实现电算化后会计部门的工作岗位分工由于企业规模和业务量不同，基本会计岗位和电算化岗位往往交叉设置。由于系统管理员工作内容的特殊性，往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈造成工作中职责不明，权限不清。造成了系统管理员的权力过大，系统管理员往往能够调用系统的所有功能，甚至完全超过会计主管的权限。究其原因，主要有以下两方面原因：一是一些会计软件本身就支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权利。二是一些单位对系统管理员的岗位职责认识不清，混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限，往往将二者混为一谈。
　　
　　(2)凭证的无痕修改对内部控制的冲击。目前不少会计电算化核算软件提供了“取消审核”、“反记账”、“反结账”功能。毋庸置疑，没有人会赞同手工会计下使用“反记账”。
　　
　　对手工的账簿记录，为了保证其有案不可稽， 当其发生错误时，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写。而在电算化环境下，将“取消审核”、“反记账”、“反结账”同时使用，结账后可以在增减当月经济业务，账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改，而已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又对该记账凭证的电子数据不留痕迹的修改，这对传统的内部控制制度是一个极大的冲击。
　　
　　(3)对审计工作环境的影响。在手工条件下，审计内容主要是对人的审查，采用的方法主要是对纸面信息进行核对和检查。而会计电算化审计的内容要增加对计算机系统处理和控制功能的审查。审计人员要了解和审查计算机系统的功能， 以证实其处理的合法性、正确性和完整性，保证系统的安全可靠。
　　
　　因此，电算化环境下改变了原有审计工作开展的环境和审查的内容，提高了企业审计审查的难度。
　　
　　(4)网络环境下电算化系统内部控制的新问题。网络环境下电算化系统内部控制的新问题主要是安全性问题。基于网络的网络操作系统、网络财务软件、网络数据库系统、网上公证机构等各方面原因，网络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问甚至病毒或黑客的侵扰。这种攻击可能来自于系统外部，也可能来自系统内部，一旦发生将造成巨大损失。同时网络会计对传统会计实务的影响十分广泛，例如权责发生制、历史成本、采取报告、会计职能、会计模式、会计核算手段等方面都会受到一定程度的影响。
　　
　　3、会计电算化环境下建立与完善企业内部控制的对策
　　
　　(1)人员素质的培养是根本。会计信息系统是一个较为复杂的人机系统，首先需要一支既熟悉计算机技术、又精通会计业务的队伍。最重要的是要弓l进和培养能够解决系统运行过程中遇到各种问题的管理人员，从而更有效地做好会计电算化环境下的审计审查工作。
　　
　　(2)业务程序标准化，严把会计核算控制质量关。会计核算控制是电算化系统内部控制中的重要内容，必须保证账务处理的正确性、规范性、真实性。从核算环节把关，保证整个系统正常运行，做到数据真实、完整和安全，业务处理合法、有效。会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节，必须引起高度重视。
　　
　　(3)强化操作权限意识，明细岗位责任，实行权限等级控制。强化操作权限意识，明确岗位责任，实行权限等级控制，加强对操作员岗位尤其是系统管理员及电算化主管的权限约束。会计信息处理和输出的控制基本上是通过计算机程序自动进行的，只要取决于应用程序的正确性和环境控制能力，系统设计应当有识别信息失误的能力。同时要防止无关人员进入计算机程序操作。
　　
　　(4)做好电算化会计信息系统档案管理控制。根据电算化会计档案的特点，做好会计档案的收集、管理与保存、移交、销毁等工作。电算化会计档案的收集应当在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等。
　　
　　电算化会计档案管理应由会计档案管理员专人具体负责，不能由出纳人员兼管。电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，在形成这些档案时应准备双份，即采用“AB备份法”进行数据的备份，在保存这些档案时应远有磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。会计电算化档案除深存各版本的备份财务数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。
　　
　　更换会计电算化档案管理员时，必须办理移交手续。编制会计电算化档案移交清册，列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。移交会计电算化档案要由单位负责人监交，交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。
　　
　　保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册，列明应销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见。实施销毁时，应当由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员共同监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字，并及时将监销情况报告单位负责人。
　　
　　综上所述， 电算化会计控制的关键，是要建立和完善会计电算化环境下的内部控制，应建立会计电算化系统的组织控制，完善操作控制制度，加强系统的安全性控制，加强会计档案管理。加强和完善电算化环境下的内部控制制度，逐步建立以会计电算化为核心的计算机管理信息系统，实现信息资源共享，提高信息质量和使用效率，具有重要的现实意义。