浅谈公交企业会计电算化的几个问题
笔者作为一名营运公司的财务人员，通过参加集团财务部组织的多次学习和培训中，深感电子信息化对企业的冲击，使得财务会计系统的环境和内容都发生了深刻的变革。会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变，形成以会计软件为核心，融管理、计划、分析为一体的会计电算化管理信息系统，使得人们不得不关注会计电算化这个课题。
在企业的生产经营活动中，各项高新技术的应用， 诸如电子签约、电子结算、网上银行等现代电子商务技术的应用，都必须要求有一个能够与之相匹配的电算化会计信息系统作为基础。在组织实施电算化会计信息系统过程中，必须对传统的会计业务流程及其相关功能进行必要的调整。
就目前的技术水平来看，会计业务流程的调整主要表现在会计数据的采集上。在会计信息系统中，数据源形式会变得复杂一些，其实时性也会要求得更高一些。例如，在一笔电子结算业务过程中，电算化会计信息系统既可以接受电子数据作为数据源，也可以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑，前者的实时性明显优于后者，但其安全性尚有待于电子商务技术应用的发展与普及。笔者认为，可以以接受电子数据作为即时数据源，同时辅以接受纸介质传票作为验证数据源的方式，重组会计业务流程。这样,才能够满足现代财务管理对电算化会计信息系统的要求。
在一般情况下，作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足多元化要求。但同时，在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据。对此有两种方案可供选择：第一种方案，要求会计软件提供多元化功能，例如公交集团NC财务系统开发的人员基本档案、人力资源模块以及报表IUFO系统等；第二种方案，根据工作需要即时进行数据库数据的人工维护操作。若采用第一种方案，系统成本会增大，且很难保证能够满足所有的即时需求；若采用第二种方案，则对相关会计人员的职业素质有很高的要求，并要求他们必须具备很强的计算机相关软件的使用技能。笔者认为，应该将二者结合起来，从而制定电算化会计信息系统的实施方案，即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能，又同时设立会计数据分析员岗位，进行必要的会计数据人工维护处理工作。
企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因人员疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了，存在了许多的隐患问题。
电算化会计岗位一般分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员和软件开发(自行开发软件)等各岗位。由于企业规模和业务量不同，基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，许多电算化岗位也可以由一人担任。
在系统中还有一个不参与具体的会计电算化工作，但非常重要的角色负责系统维护的系统管理员。而在基层单位里，系统管理员一般由具备条件的部门负责人或会计主管担任，也可指定专人担任。在实际工作中表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大，相当多的单位在赋予系统管理员权限时，都能够调用系统的所有功能，有时甚至完全超过了会计主管的权限。
究其原因，主要有以下两个方面：一是一些会计软件本身就赋予了系统管理员全部工作权限，支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力。二是一些单位对系统管理员的岗位职责了解不清，混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限，往往将二者混为一谈。
在实际工作中，对于已录入并保存的凭证进行修改方式，目前有不少会计核算软件提供了“取消审核”、“反记账”、“反结账”等功能，包括公交集团NC财务系统也具有这些功能。这些设置无疑给会计人员的会计处理带来许多方便，但是此无痕修改功能对内控也造成了很大的冲击。
例如，电算化会计中“反结账”功能，是当期末已经结账并编制企业会计报表之后，将其“反结账”，则意味可以对该结账月继续输入凭证数据，再根据其登账后的账簿重新编制报表。也就是说，将“反结账”、“反记账”与“取消审核”
同时使用，结账后可以再增减当月经济业务，账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改，而已经记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改。由上可见,以上功能对会计内控是一个严重的挑战。
在会计电算化条件下，审计的监督职能虽然没有改变，但审计环境和内容却发生了变化。
在电算化会计信息系统中，会计事项由计算机按程序自动进行处理。而系统的处理是否合法、合规、安全可靠，又与计算机系统的处理和控制功能有直接关系。因此电算化会计信息系统的特点，及其固有的风险，决定了审计的内容要增加对计算机系统处理和控制功能的审查。在会计电算化条件下，审计人员要花费较多的时间和精力来了解和审查计算机系统的功能，以证实其处理的合法性、正确性和完整性，保证系统的安全可靠。
当一个系统已经完成并投用后，再对它进行改进，比在系统设计、开发阶段进行困难得多，费用昂贵得多。因此，除了要对投用后的电算化会计信息系统进行事后审计外，还应提倡在系统的设计、开发阶段，应有审计人员参与进行事前和事中的审计。审计人员在系统设计开发的各个阶段要注意审查和考核下列问题：一是系统的功能是否恰当、完备、能否满足用户核算和管理的要求；二是系统的数据流程、处理方法是符合会计制度、法规、法令和财经纪律的要求；三是系统是否建立了恰当的程序控制，以防止或及时发现无意的差错或有意的舞弊；四是系统是否保留了充分的审计线索，能否为日后顺利开发审计提供必需的条件；五是系统的安全保密措施和管理制度是否健全，能否为系统日后安全可靠地运行系统的开发控制。
审计人员还应该参与系统的调试、检测和验收，尽可能及时地发现系统的问题，及时提出改进意见。
是一类基于网络计算环境的计算设备，它可以实现Internet功能，通过网络进行信息查询和信息处理，实用、管理方便是其显著特点。但是NC对网络环境和应用系统都有一定的要求，所以会计电算化的施行需要一定的硬件设备作为条件。为了公交信息化管理系统的顺利推广实施，集团为试行公司更换了新的办公电脑，在硬件配备上做好了保障工作。
它首先需要有一支既熟悉计算机技术，又精通会计业务的队伍。既要能保证系统正常运行、系统维护与管理的人员，又要能把握、理解会计电算化的各项新要求，及时调整、更新系统的会计专业人员，从而才能更好地服务于会计电算化工作。
集团系统的参数设置，权限分配等基础工作至关重要，其系统的设置直接影响到各基层公司的帐套设置。同时应有一个专门负责设置与维护的管理员。集团系统管理员的工作内容决定了其非凡性、重要性，其担负着整个会计电算化信息系统的正常运行，如系统软件、硬件的维护、系统数据保存、网络服务器、数据库管理等等。从一定程度上说，基层单位会计电算化实施的效果好坏，取决于系统管理员的工作水平高低。
要求会计人员进一步学习体会在会计电算化条件下的岗位分工，明确职责。加强对操作员岗位尤其是系统管理员及电算主管的权限的约束。
在一般情况下，电算主管和系统管理员应由两人分别担当，尤其是实现网络条件的会计软件。无论从会计工作的分工、工作的内容、所负责任等方面来讲，电算主管都是本单位的业务总负责人，系统管理员应服从电算主管的工作安排，系统管理员的权限并不是“无限大”的，其所做各项工作都应对电算主管负责。
每一位参与电算化会计的人员都应实施合理授权控制，通过设置操作员口令和上机日志等控制手段，防止差错和舞弊行为， 还应增设专人输入检查控制环节，未经检查审核，应无法进入下一步会计处理。
为了系统能够安全、正常地运行，档案管理是一项重要的基础性工作。
在制定电算化会计信息系统的实施方案时，档案管理制度必须是严格且具有实际操作性的。
会计电算化的推广是一项系统工程，涉及硬件购置、软件开发、人员培训、及组织管理等各方面，其中会计电算化人才的培养更是关键任务。建立电算化会计信息系统，实现会计电算化，不仅可以把财会人员从繁杂的记帐、算帐、报帐中解脱出来，大大提高会计工作效率，更能为企业管理提供全面、及时、准确的会计信息。因此我们财会人员应该抓住此次改革时机，与时俱进，积极学习，更新知识结构，规范操作，使得公交集团NC财务系统优良、稳定、科学的实施发展。