完善企业会计电算化管理

　　【摘要】随着电子信息技术的迅速发展, 对会计电算化系统提出了更高的要求, 建立和完善符合现代企业发展需求的新型会计电算化核算系统刻不容缓, 基于此从加强会计人员管理、提高软件功能、做好基础工作等方面提出了进一步完善企业会计电算化管理的方法。
　　【关键词】会计电算化管理
　　随着当代电子技术和信息技术的高速发展, 会计电算化在现代企业管理中发挥了积极作用。会计电算化是将电子计算机的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中, 它是一个用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐以及替代部分由人脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。会计电算化将信息技术、计算机技术与会计的原理、方法相结合并融为一体, 对手工会计的原理、程序及方法进行变革, 形成一套新的会计电算化核算系统。而在现代企业管理中进一步完善企业会计电算化管理尤为重要。
　　1 加强会计人员管理, 培养复合型的会计人才推行电算化, 必须挑选、培养知识面广的人才。会计电算化应用计算机信息系统处理财务信息, 从原始数据的录入、查询条件的选择、分析判断指标的设定及报告的完善等都不能离开人。整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。既要求会计人员要掌握一定的会计专业知识, 还要掌握相关的计算机知识, 财务软件的使用技术以及保养和维护, 了解系统运行新的内部控制制度、新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等。因此, 对会计人员加强管理和培训尤为重要。
　　1.1 加强培训, 提高会计人员素质会计电算化给会计工作增添了新内容, 从各方面要求会计人员提高自身素质, 更新知识结构, 一方面为了参与企业管理,要更多地学习经营管理知识; 另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识, 成为复合型人才。会计电算化使会计工作效率得以提高, 并且降低了劳动强度, 会计人员有更多的时间和精力参与企业经营管理, 促进工作职能发生转变。从而, 引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。
　　1.2 建立健全岗位责任制计算机替代手工记帐后应加强对会计信息系统的维护及对使用人员的管理。基本方法是按照“责、权、利”相结合的管理原则, 明确各类人员的职责、权限并尽量将之与各类人员的利益挂钩, 建立健全岗位责任制, 一方面加强内部牵制, 保护资金财产的安全; 另一方面提高工作效率, 充分发挥系统的运行效益, 使会计信息更加安全与完整。
　　2 提高软件功能和系统维护管理2.1 改善和提高会计软件功能, 向财务管理方面过渡现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡, 但总体上讲, 模块不能适应管理需要, 要真正充分发挥会计电算化的优势, 为单位管理服务, 必须将其纳入管理信息系统, 提高会计软件功能及通用性和集成化程度, 形成整个企业管理信息系统, 达到会计数据传输的实用性、一致性和系统性。增加具有管理型功能的模块。会计电算化软件的功能由核算型向管理型转变, 不仅要有面向企业各级管理部门的网络财务软件, 还要有为企业高层管理服务的财务决策支持系统。
　　2.2 系统维护管理系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分, 对用于计算机会计系统的各种硬件设备, 应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好, 并能够正常运行。出现硬件故障时,及时进行故障分析, 并做检查记录, 在设备更新、扩充、修复后, 由系统维护人员安装和调试。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3 种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程; 适应性维护是指单位的会计工作发生变化时而进行的修改活动; 完善性维护是为了改善已有功能的需求而进行的软件修改活动。
　　3 做好会计管理基础工作会计管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法, 好的会计基础工作和规范的业务处理程序是实现会计电算化的前提条件, 所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。
　　3.1 建立健全会计制度会计基础工作主要指会计制度是否健全, 核算规程是否规范, 基础数据是否准确、完整等, 这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务, 必须是事先设置好的处理方法, 因 而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化, 才能使会计电算化信息系统顺利进行。
　　3.2 调整机构设置, 规范处理程序计算机对数据( 信息) 的处理是通过程序来进行的, 系统内部控制方式均要求程序化。应在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施, 重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工, 建立一系列现代企业管理制度, 提高企业管理水平。
　　3.3 加强日常使用管理日常使用管理是通过对系统运行的管理, 保证系统正常运行, 完成预定任务, 保证系统内各资源信息的安全与完整。
　　具体包括: ①机房管理。对机房的管理旨在为计算机设备创造一个良好的运行环境, 防止各种非法人员进入机房, 保护机器内程序和数据的安全。②上机操作管理。包括上机运行系统的规定, 操作使用人员的职责, 操作权限与操作程序等内容。
　　4 实施有效的内部控制为了保证会计信息的真实、正确、完整与及时, 保证会计处理程序与方法符合国家会计制度的有关规定, 保护企业单位财产的完整性, 企业必须建立健全会计电算化信息系统内部控制制度并保证实施。
　　4.1 建立内部控制制度内部控制是指企业为了保护财产物资的安全完整, 确保会计信息的准确可靠, 贯彻管理方针, 提高经营效率, 以职责分工为基础所设计实施的对企业内部各种经济业务活动进行制约和协调的一种内部管理制度。会计电算化的实施推动了企业信息化的发展, 给企业内部控制制度的建设带来了一定的影响。而内部控制又关系到企业财产物资的安全完整, 关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为了实现既定的管理目标, 必须建立健全与会计电算化系统相适应的一整套内部控制制度, 以保证企业有序、健康地发展。
　　4.2 会计电算化信息系统的一般控制一般控制又称普通控制, 包括组织控制、授权控制、职责分工控制、业务处理标准化控制、软件与数据文件安全保密控制等。
　　4.3 会计电算化信息系统的运行控制运行控制又称应用控制, 包括输入控制、处理控制和输出控制、软件与数据的安全保密控制等。运行控制是为了使会计电算化信息系统能适应电算化环境下会计处理的特殊要求而建立的各种能防止、检测及更正错误和处置舞弊行为的控制制度和措施, 是为保证会计系统运行安全、可靠的内部控制制度和措施, 其目的是确保会计数据的安全、完整和有效。
　　5 做好会计电算化档案管理会计电算化档案管理是会计电算化后会计工作连续进行的保障, 是会计电算化信息系统维护的保证, 是保证系统内数据安全完整的关键环节。为了更有效地做好会计电算化档案管理工作, 必须根据会计电算化档案的特点, 分别做好档案的收集、保存、利用等方面的工作。
　　5.1 会计电算化档案的收集所谓会计电算化档案的收集是指在一定的时间间隔内,如一个会计年度, 把计算机系统中的所有会计数据拷贝( 备份) 存储到磁性介质或光盘上, 从而脱离于原计算机系统的会计档案。加强磁介质载体档案的管理, 确保档案的真实性和可靠性, 实行纸质档案和新型载体档案双套保管, 并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。建立会计信息资料的备份制度, 对重要的会计信息资料要实行多级备份。财务部门要有专人负责对计算机内的会计信息进行日备份、月备份、年备份, 以便计算机硬件系统损坏或遭到病毒侵入时, 能保证在最短的时间内、最小的损失下恢复会计电算化系统运行。存有会计信息的磁性介质或其他介质, 在未打印成书面形式输出之前, 应妥善保管并留有附本。这些介质都应视同会计资料或档案进行保存, 直至会计信息完全过时为止。除了备份会计信息资料之外, 还应对计算机的操作系统、汉字系统、软件编程语言、应用软件以及使用说明书等备份和收集归档。
　　5.2 会计电算化档案的管理与保存企业应建立起完善的档案制度, 加强档案管理。合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的, 根据这些信息载体的物理特性, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的地方, 防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。企业应制订出一旦档案被破坏时的应急措施和恢复手段, 以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的损毁。
　　5.3 会计电算化档案的利用即会计电算化档案的调阅。各种会计资料以及存储在磁盘、磁带、硬盘上的会计资料未经单位领导同意, 不得外借和拿出本单位。经领导同意对存放在磁介质上的会计资料借阅归还时, 还应认真检查病毒, 防止病毒感染。
　　6 加强会计信息系统的安全与保密财务上的数据往往是企业的绝对秘密, 在很大程度上关系着企业的生存与发展。
　　6.1 设备安全管理维护对用于计算机会计系统的各种硬件设备, 应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好, 并能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处环境的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等进行控制, 对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽, 以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定, 制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施, 以及突发事件的应急对策。包括对人文环境的控制, 如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。
　　6.2 建立健全内部安全保密控制实行用户权限分级授权管理, 建立网络环境下的会计信息岗位责任。通过严格执行会计软件与数据的维护、保管、使用规程和制度, 达到安全保密控制目的。在操作系统中建立数据保护机构, 涉及计算机机密文件时应登录用户名、日期、使用方式和使用结果, 修改文件和数据必须登录备查。系统应自动识别有效的终端入口, 在进入系统时增加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置, 保存操作日志、对数据文件定时备份并加密等限制手段, 加强数据的保密与保护。同时, 还要防止病毒对会计软件的破坏。
　　6.3 增强网络安全防范能力网络会计实现了会计信息资源的共享, 但同时也将自身暴露于风险之中, 这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。
　　在电脑网络环境下, 某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全, 为了提高网络会计信息系统的安全防范能力, 应采用一些必要的内部控制措施, 如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密、身份认证、授权等安全防范措施。
　　■参考文献
　　[1 ]黄洪.会计电算化理论与实践教程[M].浙江杭州: 浙江大学出版社, 2005.
　　[2] 汪刚, 沈银萱. 会计信息系统[M]. 北京: 高等教育出版社,2004.