强化学生档案管理 促进大学生就业

作者： 王 莉

摘  要  学生档案工作是高校学生工作中的一项基础性工作。当前，受扩招和金融海啸的双重影响，高校毕业生在就业时，压力重重。为促进大学生就业，讨论了学生档案管理目前存在的主要问题，提出了强化高校学生档案管理的若干措施。
    关键词  学生档案  就业  管理
    中图分类号  G647            文献标识码  A

１  引言
    高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校学习实践活动中形成的记录和反映学生个人成长经历、表现等信息的载体，既是高校考察录用、培养教育学生的第一手材料，也是国家选拔、任用人才的重要依据，更是每个学生由学校走向社会后人事档案形成的基础。因此，学生档案工作是高校学生工作中的一项基础性工作。

当前，高校大学生就业已经转变为“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的模式，毕业生就业成为高校学生工作中的焦点。其中，毕业生学生档案接收部门的落实是毕业生就业工作中不可或缺的一环，涉及毕业生档案的收集、整理、出档、转递和提供咨询服务等具体工作项目。
    自１９９９年开始，我国高校连续扩大招生，高校毕业生人数也在近年持续大幅递增，今年则将达到创纪录的５９２万人。与此同时，金融海啸席卷全球，大学生的就业问题更是雪上加霜。因此，强化高校学生档案管理，促进大学生就业，把人才输送到社会最需要的岗位上，有着深远的意义。
２   高校学生档案管理目前存在的主要问题
２．１  档案信息过时，无法满足用人单位的需求
    高校学生档案原有的功能是在计划经济体制下设置的，其内容至今只涉及高校招生录取材料、高中毕业生登记表、学籍、成绩、党（团）材料、体检表等。在市场经济条件下，许多内容已经失去意义，用人单位在查看学生档案时，更多的希望是从中了解学生的个人素质、成就、能力、诚信等方面的材料，而档案中往往缺少这些。有的档案虽有记载，但又多流于形式，空洞无物，呈公式化、口号化、术语化特征，千人一面，没有个性，很难满足用人单位的希望要求。
２．２  档案信息水分大，缺乏可信度
    目前，大学生的就业压力越来越大。有的毕业生为在激烈的竞争中取胜，不惜采取涂改成绩、办假证明和假文凭等不正当手段以击败对手；个别高校则为追求高就业率，促使毕业生顺利就业，不惜弄虚作假，将一些失真的信息材料充斥其中，致使档案信息的真实性大打折扣。这不仅干扰了毕业生就业市场的公平竞争，伤害了诚实、优秀人才的感情和利益，而且给社会组织选才用人制造了麻烦。由于信息失真，造假现象严重，致使很多国有企事业单位在招聘毕业生时，也多采用“试用期”制度，干扰了毕业生就业市场的公平竞争。
２．３  档案管理有待规范与提高
    目前，高校学生档案的管理体制尚未建立统一的规范，学生档案在收集、整理、建档、归档、借阅、利用、转人和转出等方面均不甚严格，客观上造成了高校学生档案管理的不认真、不严肃。有的高校把学生档案放在综合档案室实行综合管理；有的则把学生档案放在人事部门或学生工作部门一起管理；还有的为了便于利用，把学生档案放在各个系（院），实行分散管理。另外，大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案，而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就已经开始了，用人单位上门查阅参考时，影响了毕业生就业。
２．４  档案管理不重视对毕业生的跟踪
    大多数高校认为，毕业生离校，完成档案转递任务后，学生档案就应该结束使命了。学生毕业后的跟踪档案（如毕业生质量调查、贷款诚信度调查等）几乎为零。为此，学校在进行学科、专业和课程调整，教学内容和方法改革时，便失去重要的参考依据，导致学校的专业设置与社会需求相脱节，人才供需结构性失衡。
２．５  档案管理要进一步加强信息技术的应用
    学生档案电子化是未来发展的必然趋势，但目前学生档案电子化尚处初级阶段，还有许多工作需要完善。目前电子档案中所反映的内容还不够真实、完整，与纸质档案相比较，其承载的信息量小。学生在校期间产生的有保存价值的原始档案材料许多只存在于纸质档案巾，并不在电子档案中显现。这为用人单位全面、准确了解学生的真实情况增添了不少麻烦，在一定意义上对学生也是一种损失。
３  加强高校学生档案管理，促进大学生就业
３．１  提高大学生档案管理的制度化、规范化水平
    高校学生档案内容丰富、形式多样，是学生各项活动的真实记录，从一个侧面反映了学校教育教学管理工作的历史、现状及发展状况。规范学生档案管理，确保学生档案的真实性，是当前学生档案管理的首要任务。教育部作为权威机构在高校学生档案管理这项工作上应有非常严格而明确的要求，应结合新时期对人才的需求，对档案材料做出统一、具体的规定，即统一立卷内容、统一建档标准、统一规范管理。
    毕业生档案材料的收集归档要与时俱进，除了要反映学生思想道德素质和学业情况之外，还要反映学生身体健康状况、心理素质、社会活动情况及效果和信用情况。每个高校在新生入校后就应抓好这项工作，注意观察和了解学生在校各项活动中所表现出的能力并如实记载下来，努力做到即收即归，保持材料的齐全和连贯，使学生档案成为学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证。
３．２  加强对高校学生档案信息资源的开发利用，实现大学生档案管理的信息化
    扩招以后，毕业生日益增多，档案信息内容越来越繁多，仅凭传统的纸质档案管理方法难以提供准确服务，同时毕业生档案利用频繁，大量的翻阅及复印，也会影响档案保存寿命，需要利用数字技术，逐步建立档案数据库，提高学生档案的管理水平。因此，信息化管理已成为当前学生档案管理的必然选择。r />    大学生档案管理的信息化，就是指用现代技术对档案信息进行加工处理和传输。高校大学生档案管理信息化，是大学生档案管理的紧迫任务，这对大学生培养，对提高教育教学质量，对提高大学生管理工作的效率，能起到更大的推动作用。加强高校学生档案的信息化建设，科学系统地分析研究和利用学生档案资源，可以更好地发挥档案作用，为用人单位提供最捷径、最准确的毕业生档案信息，为解决学校“出口”难问题提供更准确的资料。为此，首先要重视基础工作，抓好数据库建设，做好数据的采集、录入、审核、修改和补充等工作，保证数据库数据的真实完整，同时注意电子档案与原始档案要相互结合，互相补充。
３．３  规范毕业生档案信息的使用，保证毕业生档案信息的安全
    毕业生档案信息记载了学生的很多个人情况，如姓名、照片、身份证号码、成绩记录、德育评语等，这些都属于个人隐私，在一定范围内需要保密。为了确保毕业生个人信息的安全，一定要按照相关规定进行管理，利用身份认证、访问控制、密钥等安全保密技术措施，确保信息的安全与合理利用，有效维护档案信息系统的安全。对于那些具有保密内容及不宜公开的档案信息，高校内部单位需要查阅毕业生档案时，需提出书面报告并经学校主管领导同意后方可查阅；高校以外单位需要查阅毕业生档案时，需持查阅档案介绍信，经学校主管领导同意后方可查阅。
３．４  加强毕业生档案意识的教育和指导
    高校要利用校报、板报、广播、橱窗等宣传阵地，通过就业指导引导学生提高档案意识，重视档案价值。人事档案是一个人的“社会身份证明”，也是每个人人权的一部分，要让学生像爱惜自己身体的一部分一样爱惜自己的人事档案。目前，我国人事档案与户籍制度、福利制度相关联，与人的生活息息相关，一旦失去人事档案，整个生活便受其影响和制约。特别是未落实工作单位的大学毕业生，如果不及时为自己的人事档案办理代理手续，不但少算工龄，而且将来在面临工作流动、升学深造、考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险、出国、结婚和生育等时，会因为档案的缺失而受到严重影响。
参考文献
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（责任编辑  戴  钧）